Muchos autónomos pagan más IRPF del que deberían porque desconocen o aplican mal los gastos a los que tienen derecho. Otros se pasan y reciben después una carta de Hacienda. En esta guía repasamos qué gastos son deducibles en la estimación directa, con qué límites y qué errores conviene evitar.
Cómo se calcula el rendimiento neto
El rendimiento neto de las actividades económicas se determina según las normas del Impuesto sobre Sociedades, con las reglas especiales de la Ley del IRPF (artículos 28 y 30). La regla general es que son deducibles los gastos necesarios para la obtención de los ingresos, justificados y registrados. La modalidad simplificada de la estimación directa se aplica a determinadas actividades cuyo importe neto de cifra de negocios no supera los 600.000 euros en el año anterior, salvo renuncia (artículo 30 de la Ley y 28 del Reglamento).
Gastos deducibles más habituales
- Cuota de autónomos (RETA) y cotizaciones a la Seguridad Social.
- Suministros de la vivienda si trabajas desde casa: agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, en el porcentaje resultante de aplicar el 30 % a la proporción entre los metros cuadrados destinados a la actividad y la superficie total de la vivienda, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior (artículo 30.2.5.ª.b de la Ley del IRPF). Solo si afectas parcialmente tu vivienda habitual a la actividad.
- Manutención del propio contribuyente, siempre que se produzca en establecimientos de restauración y hostelería y se pague con cualquier medio electrónico, con los límites diarios del reglamento para las dietas de los trabajadores: 26,67 euros en España y 48,08 euros en el extranjero si no se pernocta, y 53,34 y 91,35 euros si hay pernocta (artículo 30.2.5.ª.c de la Ley y artículo 9 del Reglamento).
- Seguro de enfermedad propio, del cónyuge y de los hijos menores de 25 años que convivan con el contribuyente: hasta 500 euros por persona, o 1.500 euros si tienen discapacidad (artículo 30.2.5.ª.a).
- Cuotas de colegios profesionales, seguros de responsabilidad civil, formación relacionada con la actividad, asesoría, publicidad y servicios profesionales independientes.
- Amortización de equipos, mobiliario e inmovilizado afecto. En la modalidad simplificada se aplica una tabla de amortizaciones simplificada.
- Alquiler del local y gastos de los trabajadores a tu servicio. Las retribuciones del cónyuge o de los hijos menores que convivan contigo y trabajen habitualmente y con continuidad en la actividad son deducibles si hay contrato laboral, alta en la Seguridad Social y no superan las de mercado (artículo 30.2.2.ª).
- Gastos de difícil justificación: en la modalidad simplificada, el conjunto de provisiones deducibles y gastos de difícil justificación se cuantifica con el 5 % del rendimiento neto, con un máximo de 2.000 euros anuales (artículo 30 del Reglamento).
El vehículo: la excepción más conflictiva
Solo se consideran elementos afectos a la actividad los que el contribuyente utilice para sus fines; no se entienden afectados los que se usan simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que el uso privado sea accesorio y notoriamente irrelevante. Y esa excepción no se aplica a los automóviles de turismo, salvo, entre otros, los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, los de transporte de viajeros con contraprestación, los de enseñanza de conductores, los destinados a los desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales y los cedidos con habitualidad y onerosidad (artículo 22 del Reglamento del IRPF). Si tu actividad no encaja en esos supuestos, deducir todos los gastos de tu coche es una de las causas más frecuentes de regularización.
Requisitos para que Hacienda los admita
- Factura completa a nombre del titular de la actividad, con fecha, concepto, NIF y cuota.
- Registro en los libros registro o en la contabilidad: si un bien no figura en los registros oficiales de la actividad, no se entiende afecto salvo prueba en contrario.
- Relación con la actividad y, en su caso, medios de pago que exige la norma (por ejemplo, el pago electrónico de la manutención).
- Prorrateo cuando el gasto sirve solo parcialmente a la actividad: la afectación se limita a la parte que realmente se utiliza y que sea susceptible de aprovechamiento separado e independiente.
Errores frecuentes que provocan una paralela
Deducir gastos que no están claramente afectos a la actividad, no guardar bien las facturas, no prorratear los suministros de la vivienda o aplicar el 30 % cuando no se ha afectado la vivienda son las causas más habituales de que Hacienda envíe después una propuesta de liquidación. Por eso conviene revisar la declaración antes de presentarla. Si ya te ha llegado una carta, lee la guía sobre la paralela de Hacienda, y para no olvidar tus obligaciones, repasa el calendario fiscal del autónomo.
¿Módulos o estimación directa?
Si estás en estimación directa, los gastos anteriores se aplican sobre tus ingresos reales. En la estimación objetiva (módulos) el rendimiento se calcula con módulos y no con tus gastos reales; es un método con límites de ingresos y actividades concretas, por lo que conviene valorar cada año si sigue siendo la opción más ventajosa. Para ver si compensa constituir una sociedad, repasa la guía de constituir una sociedad limitada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir comidas de trabajo?
Solo la manutención del propio contribuyente en los términos vistos: en establecimientos de restauración y hostelería, con pago electrónico y dentro de los límites diarios. Las comidas con clientes se valoran según su necesidad para la actividad y su justificación.
¿Y si ya presenté la declaración sin aplicar algunas deducciones?
Puedes solicitar la rectificación de tu autoliquidación si consideras que ha perjudicado tus intereses legítimos (artículo 120.3 de la Ley General Tributaria), dentro del plazo de prescripción. Más información en la guía de prescripción tributaria.
¿Puedo deducir el IVA y el IRPF a la vez?
Son impuestos distintos con reglas propias: un gasto puede ser deducible en el IRPF y no dar derecho a deducir el IVA soportado, o al revés. Consulta cada caso.
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Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Cada caso debe analizarse de forma individual.
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